Учет времени работы сотрудников

Учет времени работы сотрудников

Положение об учете рабочего времени

Положение фиксирует в организации распределение времени труда для каждого работника и учитывает как рабочие, так и выходные дни. Также в нем отражаются выявляемые нарушения, за которые работника привлекают к ответственности дисциплинарного характера.

Составлением табеля, в котором будет отражаться режим и учет рабочего времени, занимается назначенное руководителем лицо — табельщик. Он несет ответственность за соблюдение требований к оформлению табеля и достоверность фиксируемых в нем данных.

В обязанности табельщика входит следующее:

  • разработка графиков сотрудников;
  • фиксирование прихода на работу и ухода;
  • соблюдение сотрудниками определенного работодателем регламента и нормо-часов;
  • проверка документов, которые предоставляет работник в качестве уважительной причины своего отсутствия (больничный, повестка в суд и т. д.);
  • сообщение работодателю о нарушениях трудовой дисциплины, допущенных сотрудниками.

С Положением, в котором фиксируется учет рабочего времени, табельщик должен быть ознакомлен под подпись. В противном случае будет считаться, что его не ознакомили с возложенными на него обязанностями. См. ниже образец (скачать документ можно в конце статьи).

Виды учета

Существуют два вида учета использования времени труда: сплошной и метод отклонений. Сплошной метод еще называют поденный. Методом отклонения также называют еженедельный учет. Оба вида используются для оптимизации работы в организации в зависимости от ее специфики.

Поденный учет используется в организациях с одинаковой продолжительностью смен. Использование такого вида табелей помогает фиксировать отработанные работником часы и избежать переработок отдельными сотрудниками.

Кроме того, такой способ позволяет учесть права и интересы сотрудников льготной группы, которым устанавливается индивидуальная продолжительность рабочего дня, согласно статье 94 ТК РФ (несовершеннолетние до 16 и до 18 лет, инвалиды, спортсмены, педагоги и так далее).

Еженедельный учет применяется в отношении работников с гибким графиком, у которых разная продолжительность работы каждый день по итогам недели составляет норму. Такой способ используется при особой специфике работы организации или по договоренности с работником.

Суммированный учет времени труда

Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается ст. 104 ТК РФ в тех случаях, когда ни один из других способов не может применяться (например, при круглосуточном, посменном режимах или при скользящем графике).

Основаниями для его применения является право складывать отработанные в разное время часы для соблюдения нормы выработки, но за более длительный период. Главным условием суммирования работы является выполнение по итогам подсчета часов нормы труда.

Часто такую форму применяют при скользящем рабочем графике. Локальными актами организации устанавливается период, в рамках которого контролируются часы работы сотрудников, который, несмотря на различные временные рамки занятости, в совокупности даст усредненную сорокачасовую норму.

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

Оклад сотрудника: 20 000 рублей.

Для определения почасовой ставки необходимо размер оклада умножить на число месяцев в году и разделить на количество рабочих часов в году: 20 000 × 12 / 1973 = 121, 64 рублей (почасовая ставка).

Определение размера заработной платы будет рассчитываться, исходя из количества отработанных часов, умноженного на почасовую ставку.

Методы осуществления контроля

Любая система учета рабочего времени будет успешно применяться при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор способа контроля зависит от специфики деятельности организации, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат.

Существуют две основные системы учета рабочего времени – ручная и автоматизированная.

Любая система учета рабочего времени будет успешно работать при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор системы контроля зависит от специфики деятельности предприятия, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат.

Наиболее применяемыми методами учета рабочего времени являются следующие: пропускной режим (турникеты, журнал), контроль за посещаемостью со стороны непосредственных руководителей, возложение обязанности на самих работников (составление отчета о проделанной за день работе), использование видеокамер и специального программного обеспечения. Автоматизированные методы возлагаются на сотрудников IT отдела.

Табель

Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне, как и при нормированном, должен производиться путем заполнения табеля. Он заполняется вручную табельщиком (при большом штате сотрудников — в электронном виде). Записи вносятся ежедневно.

После заполнения табель передается для ознакомления руководителю, а затем расчетной группе для начисления заработной платы согласно отработанной норме. Чаще всего записи для сохранности создаются и в бумажном, и в электронном видах.

Выглядит табель так:

Подробно о заполнении табеля можно посмотреть здесь.

Автоматизированный учет использования рабочего времени

Существуют разнообразные системы учета рабочего времени:

  1. Биометрические системы.
  2. Компьютерные программы.
  3. GPS.

С помощью биометрической системы (отпечатки пальцев) руководитель получает доступ к информации о времени прихода-ухода сотрудников на рабочее место. Кроме того, она не позволит посторонним попасть в здание или помещение. Такие системы широко используют компании, озабоченные сохранением секретности данных: например, банки, некоторые производственные предприятия, разработчики программного обеспечения и другие.

Для тех руководителей, которые хотят знать не только о времени прихода и ухода сотрудника, но и о том, чем именно на рабочем месте занимается специалист, разработаны онлайн-системы, отслеживающие рабочие процессы. Такую онлайн-систему устанавливают на ПО персонала. Она будет собирать информацию о всех действиях сотрудников за компьютером: кто опаздывает или покидает работу раньше положенного, отсутствует на рабочем месте, какими программами и приложениями пользуется, какие интернет-сайты посещает и какие действия совершает в сети.

Если надо вести учет рабочего времени мобильных сотрудников, которые не имеют постоянного рабочего места в офисе, например, водители, или курьеры, то используют GPS-систему. В кабину водителя будет интегрировано и настроено специальное оборудование и ПО, позволяющие осуществлять GPS-мониторинг и составлять необходимые отчеты.

Читайте также:  Статья за распространение личных фотографий без согласия

Если работник передвигается не на автомобиле, а пешком и на общественном транспорте (так обычно работают курьеры, мерчандайзеры, торговые представители) — для учета рабочего времени используются трекеры или приложения, установленные на мобильном телефоне сотрудника.

Ответственность работодателя

В связи с тем, что учет рабочего времени на 2019 год, как и на предыдущие годы, является обязанностью организации, а не правом, отвечающие за его ведение могут быть привлечены к ответственности административного типа за несоответствие заполненных данных действительности.

Статьей 5.27 КоАП РФ определено, что организация, нарушающая трудовые нормы, может быть привлечена к ответственности в виде штрафа на сумму 50 000 рублей. Повторные нарушения наказываются жестче.

Работу по учету времени труда сотрудников является важной и сложной задачей, позволяющей оптимизировать работу организации, улучшить дисциплину и повысить доходы, поэтому работодатели также строго следят за выполнением табельщиком своих обязанностей.

Каждая организация должна грамотно вести контроль времени труда сотрудников, так как от этого зависит их заработная плата и успешная работа самого предприятия.

Ни один рабочий процесс не будет налаженным и продуктивным, если не уделить достаточно внимания организации рабочего времени сотрудников.

Тем более, что такая организация необходима как работодателю, так и самим работникам, которые при грамотной системе учёта своего рабочего времени в целом становятся более собранными и дисциплинированными.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Общие понятие

Учёт рабочего времени – это мониторинг деятельности работников в соответствии с установленным распорядком труда в конкретной организации. Он необходим для поддержания трудовой дисциплины, так как в противном случае со стороны работников возможно злоупотребление доверием работодателя.

В статье 91 ТК РФ говорится о том, что следует считать рабочим временем. Внутренний трудовой распорядок в каждой организации не должен входить в противоречие с этой статьёй.

Учёт рабочего времени необходим для того, чтобы:

  • контролировать явку сотрудников в положенное время и обнаруживать задерживающихся и отсутствующих;
  • проверять присутствие работников на местах на протяжении всего периода рабочего времени, возвращение их с обеденного перерыва без опозданий;
  • соблюдение времени окончания рабочего дня;
  • регистрация оплаченного рабочего времени с разделением на фактически отработанное, вынужденные простои в работе, ежегодные отпуска и отпуска по болезни, а также другие разновидности оплаченного рабочего времени.

Положение

Нормативный акт о распределении рабочего времени сотрудников в каждой отдельно взятой организации называется положением об учёте рабочего времени.

Всё изложенное в таком положении не должно входить в противоречие с ТК РФ и действующим законодательством. Данный документ состоит из отдельных пунктов, описывающих каждое из возможных нарушений трудового распорядка.

Из числа сотрудников подразделений в каждой организации должны быть назначены лица, ответственные за ведение табеля.

В обязанность этих лиц входит:

  • составлять рабочие графики;
  • отмечать время прибытия и ухода сотрудников, соблюдение ими времен нахождения на рабочих местах согласно регламенту;
  • доводить до сведения руководителя подразделения информацию о неявках, прогулах и опозданиях;
  • проверять документы, обосновывающие право работников отсутствовать на рабочем месте (больничные листы, увольнительные и др.)

Особенности

В ходе рабочего процесса могут возникать ситуации, требующие особого подхода к распределению рабочего времени сотрудников:

  1. Выходные и праздники. По ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещена. Однако правила трудового распорядка внутри организации могут предусматривать выход сотрудниках на рабочие места на особых условиях (двойная оплата, предоставление отгулов).
  2. Сверхурочная работа. Вписывается в табель отдельной графой.
  3. Вынужденный прогул – это отсутствие работника на рабочем месте по вине нанимателя. После выяснения всех обстоятельств пропущенное рабочее время оплачивается так, как будто работник присутствовал и участвовал в рабочем процессе.
  4. Простои. Они могут возникать по разным причинам, в том числе и по вине работника. В этом случае работник не получает никакой оплаты за время простоя, а если простой произошёл не по его вине, то получает полную оплату за пропущенное время.
  5. Нетрудоспособность по болезни. В этом случае работнику производят частичную оплату труда.
  6. День окончания командировки. В этот день сотрудник не обязан выходить на работу, но подучает командировочные деньги.

Существует три основных разновидности учёта рабочего времени: поденный, понедельный и суммированный.

Поденный учёт

Разновидность учёта рабочего времени, при которой длительность рабочей смены всегда одинаковая. Это самый распространённый график – 40 рабочих часов в неделю и всегда одинаковый 8-часовой рабочий день – так называемая «пятидневка».

Если работник для завершения всех дел вынужден задерживаться на рабочем месте, либо появляться там в выходные дни, то это учитывается как сверхурочная работа.

Понедельный

При таком виде учёта длительность рабочей недели всегда одинаковая (как правило, 40 часов), однако длина рабочего дня может значительно варьировать.

При этом суммарно в неделю всегда должно получаться одно и то же количество рабочих часов.

С понедельным учётом соотносятся сменный и гибкий рабочие графики.

Суммированный

Некоторые виды работ требуют такой организации рабочего процесса, который по времени невозможно распределить на равные рабочие смены или недели.

Например, при вахтовом методе работы, гибком графике, сезонных работах, непрерывном производстве или круглосуточной работе может возникнуть необходимость в суммированном учёте рабочего времени.

Такой способ заключается в создании некоторого учётного периода длительностью более одной недели (например, месяц, квартал или полугодие, максимум год).

Длительность учётного периода более 1 года не допускается по ТК РФ (часть 1 статьи 104).

Читайте также:  Нужно ли оплачивать дни межвахтового отдыха

Если определить фактически отработанное время в пересчёте на неделю, то усреднённое значение не должно выходить за рамки установленной нормы.

Методы

Существует несколько методов учёта рабочего времени, которые необходимы для повышения трудовой дисциплины:

  1. Контроль времени прибытия на работу и ухода домой силами ответственного лица, например, вахтёра, который фиксирует в специальном журнале это время и сдаёт отчёты руководству.
  2. Контроль рабочего процесса со стороны специально назначенного сотрудника. Обычно он проводит своё рабочее время в одном помещении с другими сотрудниками, за которыми производится надзор. Данный метод обеспечивает более рациональное использование рабочего времени и сведение к минимуму несанкционированных отлучек сотрудников от рабочего процесса.
  3. Отчётность со стороны самих работников. При этом методе контроля работники сами фиксируют и сдают руководству в виде отчётов информацию об использовании своего рабочего времени. Такие отчёты отражают количество проделанной работы за единицу времени и мотивируют работников к исполнительности.
  4. Контролируемый допуск на рабочие места. Такой контроль может производиться посредством специальных карточек или даже путём сканирования отпечатков пальцев. Каждый выход и вход сотрудника в рабочий кабинет записывается в специальный файл и автоматически передаётся руководству.
  5. Видеонаблюдение. Пожалуй, самый надёжный из всех способов учёта рабочего времени, но и самый затратный. Помимо установки камер слежения, нужен ещё и отдельный сотрудник, постоянно наблюдающий всё происходящее в организации и фиксирующий нарушения графика работы. К тому же этот способ вызывает у многих сотрудников ощущение психологического дискомфорта, поэтому применяется очень ограниченно и в основном там, где это необходимо (склады, базы, магазины самообслуживания).
  6. Специальное программное обеспечение, записывающее все действия работника в течение дня. Касается в основном тех, кто работает в офисе и за компьютером.

Табель

Документ, содержащий данные о том, сколько времени фактически отработал каждый сотрудник, сколько раз пропускал работу и по какой причине, называется табелем учёта рабочего времени.

На его основе производится расчёт заработной платы сотрудникам. В зависимости от метода учёта рабочего времени, табель может заполняться как вручную, так и автоматически.

Правила

Главным правилом, касающимся учёта рабочего времени, является обязательное формирование табеля на бумажной основе. Это делается даже в том случае, если изначально табель заполняется электронными устройствами автоматически.

Ведение табеля должно производиться по форме, на специальных бланках. Первого числа каждого месяца производится открытие табеля.

Передача табеля в бухгалтерию предприятия производится перед каждой денежной выплатой работникам, например, перед выдачей аванса и подсчёта:

  • у каждого сотрудника должен быть индивидуальный табельный номер;
  • в конце месяца подводится итог по каждому работнику и подсчитывается фактически отработанное время.

Порядок

Ведение учёта рабочего времени определено законом. Отсутствие такого учёта в учреждении является прямым нарушением прав работников.

Также обязательным является установление режима работы:

  • продолжительность рабочего дня или смены;
  • соглашение о работе по ненормированному графику;
  • утверждение времени начала и окончания работы;
  • перерывы в работе для отдыха.

При составлении табелей и осуществлении контроля над рабочим процессом работодатель должен руководствоваться не только Трудовым кодексом и своим удобством, но и подбирать оптимальные для сотрудников временные рамки и методы слежения, так как это напрямую скажется на качестве работы каждого отдельно взятого сотрудника, а в конце концов и на предприятии в целом.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Учет рабочего времени, снятие скриншотов экрана, контроль персонала по использованию сайтов и приложений, тайм трекер, интеграции и многое другое.

Отслеживание времени

Быть продуктивным на работе — значит делать больше за меньшее время.

Когда вы можете точно отслеживать куда тратится время в вашем бизнесе, то становится проще гарантировать, что каждый работает эффективно.

Time Doctor будет не только вести учет рабочего времени, которое проработал каждый человек в вашей команде, но также предоставит детальный отчёт времени, потраченного на каждый проект и задачу (или на каждого клиента). Табели учета времени Time Doctor являются точными до секунды, так что вы сможете легко выставить счёт клиентам или заплатить сотрудникам, основываясь на учете отработанного времени.

Избегайте отвлечений

Мы отвлекаемся независимо от того на сколько эффективны. Time Doctor поможет вам оставаться сосредоточенными, слегка подталкивая вас, если вы отвлеклись от работы.

Time Doctor будет контролировать использование интернета во время работы. Когда чрезмерное количество времени потраченное на просмотр YouTube, VK или подобные ресурсы, Time Doctor даст пользователям напоминание и постарается вернуть их внимание.

С нашим тайм трекером вы и ваша команда будете легче сосредотачиваться на важных задачах, не отвлекаясь на посторонние соблазны.

Мониторинг сайтов и приложений

Time Doctor даёт подробное представление о том, как вы проводите своё время, чтобы вы знали где ваши слабые стороны и как вы можете их улучшить.

Программа учета рабочего времени контролирует использование интернета всех пользователей во время работы. Менеджеры получают еженедельный отчёт, показывающий какие веб-сайты и приложения использовались и как долго. Индивидуальные пользователи получают такой же отчёт с указанием своей собственной статистики учета времени.

Этот отчёт значительно упрощает отслеживание производительности и помогает выявить причины ее ухудшения. Например, если вы являетесь разработчиком и вы тратите лишь 10% вашего времени на разработку, то вы сможете увидеть, что занимает остальную часть времени. Также можете вносить коррективы, чтобы встать на путь, ведущий к производительности.

Интеграции

Time Doctor является невероятно мощным инструментом сам по себе, но когда вы интегрируете его с другими программными продуктами, то он становится незаменим. Только представьте — все ваши любимые сервисы в одной консоли учета рабочего рабочего времени.

Читайте также:  Во время испытательного срока платят зарплату

Наша программа учета рабочего времени плавно интегрируется с наиболее популярными сервисами управления компаниями на сегодняшний день.

Интеграции позволяют использовать Time Doctor для контроля времени, потраченного на проекты и задачи из других приложений. Мы постоянно добавляем новые интеграции.

Скриншоты экрана и движения мыши (опционально)

Time Doctor имеет возможность делать скриншоты экрана компьютера каждые несколько минут. Эта функция полезна для мониторинга удалённых сотрудников и часто является не менее важной в офисной среде. Скриншоты экрана особенно полезны для таких компаний как дизайн студии, которые могут использовать их для учета рабочего времени и повышения производительности труда.

Вы можете включить скриншоты или отключить их для любого сотрудника вашей компании, а также можете установить интервал захвата. Обратите внимание, скриншоты записываются только тогда, когда члены команды указывают, что они работают, но никогда не записываются во время перерывов. По умолчанию, скриншоты могут быть удалены членами команды, если они понимают, что они случайно делают то, что не связанно с работой. Это помогает сохранить их конфиденциальность. Если скриншоты будут удалены, связанное с ними время работы также вычитается из рабочего времени. Каждый скриншот также предоставляет уровень активности мыши и клавиатуры на данном промежутке времени.

Вход для клиентов

Предоставьте вашим клиентам доступ к учету времени в Time Doctor без каких-либо дополнительных затрат. Доступ ваших клиентов может быть через white label — т.е. под вашим собственным брэндом, и может появиться в субдомене вашей компании. Ваши клиенты могут просматривать скриншоты и отчёты по задачам, над которыми работали сотрудники.

Вашим клиентам будут показаны данные только о той работе, которую вы проделали для них, а не все проекты вашей компанией.

Платёжные ведомости

Без труда платите своим сотрудникам либо на основе отслеживаемых часов, либо по фиксированной ставке, не покидая Time Doctor.

Настройка платёжных ведомостей располагает гибкостью. Она включает в себя множество периодов начисления заработной платы и поддерживает все возможные валюты. Доступна автоматизация.

Наша система предоставляет возможность осуществлять оплату при помощи PayPal, Payoneer, TransferWise, а также другими методами. Программа управления сотрудниками не вычитает комиссии.

GPS трекинг (опционально)

Мобильное приложение имеет возможность включить GPS трекинг, который отслеживает местоположение сотрудников вашей команды во время работы. Важно то, что оно не отслеживает местоположение в течение всего дня, а только тогда, когда ваша команда работает.

API Time Doctor позволяет вашему собственному программному обеспечению непосредственно взаимодействовать с программой учета рабочего времени Time Doctor. Это даёт вам свободу, чтобы манипулировать данными из вашей учетной записи Time Doctor почти любым способом, которым вы хотите.

API позволяет читать детальные данные о работе из аккаунта вашей компании.

API также включает в себя возможности записи, так что вы можете добавлять/редактировать свои собственные задачи и проекты, и назначать их соответствующим пользователям через API.

Гибкие конфигурации

Поскольку каждая компания отличается друг от друга, Time Doctor может адаптироваться к вашим потребностям.

Система управления персоналом Time Doctor имеет ряд настраиваемых параметров (хотя большинству администраторов не понадобится регулировать многие из этих настроек после начальной установки). Некоторые из множества доступных настроек включают в себя:

Настройки пользователя и команды:

  • Редактирование / установление требуемого количества часов для каждой команды (время начала и окончания)
  • Редактирование / установление количества минимум требуемых ежедневных часов
  • Создание / изменение проектов или клиентов
  • Создание / изменение аккаунтов пользователей:
  • Доступ к аккаунту (пользователь/менеджер/администратор)
  • Скриншоты вкл./выкл.
  • Учет рабочего времени вне работы за компьютером вкл./выкл.
  • Статус аккаунта (Активен/Не Активен)
  • Редактирование личных данных (имя, адрес электронной почты, пароль и т.д.)
  • Установка отношений пользователей (кто кем управляет )
  • Удаление пользователей
  • Контроль над напоминаниями & всплывающими уведомлениями

Попробуйте Time Doctor сейчас

Настройки компании (или аккаунта):

  • Редактирование / Установка часового пояса компании
  • Редактирование / Установка имени компании
  • Редактирование / Установка поддомена компании
  • Редактирование / Установка интервалов захвата скриншотов
  • Разрешение / Запрещение удаления скриншотов
  • Требование / Не требование проектов ко всем задачам
  • Закрытие аккаунта (легко)

Настройка отчётов по электронной почте:

  • Получение отчётов о деятельности (ежедневные & еженедельные отчёты) для себя или нескольких членов команды
  • Получение отчёта о неэффективном использовании времени для себя или нескольких членов команды
  • Получение уведомлений об отсутствии или опоздании для одного или всех членов команды
  • Получение табеля учета рабочего времени для себя или всех членов команды

Конфиденциально и безопасно

Ваша информация защищена с Time Doctor.

Вся информация, в том числе скриншоты, шифруется при отправке на сервера Time Doctor. Мы используем мировые методы и стандарты шифрования, чтобы гарантировать, безопасность и надёжность вашей информация.

Для более подробной информации, пожалуйста, ознакомьтесь с нашей Политикой Конфиденциальности.

Простая установка и поддержка высокого уровня

Мы разработали систему учета рабочего времени Time Doctor таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться на создании вашего бизнеса.

Почти на любом компьютере подключенном к интернету можно использовать Time Doctor — система учета времени и менеджер задач доступна для MAC, Windows and Linux. Регистрация, установка и настройка нескольких пользователей занимает менее 5 минут. Любой работник или сотрудник, которого вы приглашаете в Time Doctor, получит электронное письмо с указаниями для быстрой и легкой установки системы учета времени.

Свяжитесь с нашей высококвалифицированной службой поддержки

Задайте вопросы непосредственно через нашу систему запросов поддержки для быстрой и дружественной обратной связи с вами.

У нас также есть База знаний с видеo уроками, которые помогут вам начать.

Ссылка на основную публикацию
Услуги нотариуса по оформлению договора купли продажи
Прежде" всего, нотариус – единственное лицо на рынке недвижимости, которое несет полную имущественную ответственность за свои возможные ошибки. Если по...
Увольнение со службы 5 букв сканворд
Последняя бука буква "д" Ответ на вопрос "Увольнение со службы ", 5 букв: абшид Альтернативные вопросы в кроссвордах для слова...
Увольнение со службы в органах внутренних дел
Дата вопроса: 27.09.2016 Автор: Сергей 23.09.2016 г. написал рапорт на пенсию по выслуге лет, в ОК сказали , что надо...
Услуги правового и технического характера нотариус
belchonock / Depositphotos.com Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации признала ошибочной точку зрения нижестоящих судов о том,...
Adblock detector