Требования к оформлению гарантийного письма

Требования к оформлению гарантийного письма

Что такое гарантийное письмо, как правильно его составить, образцы написания гарантийного письма. Гарантийное письмо представляет собой документ, который подтверждает намерения одной стороны выполнить определенные действия в пользу другой стороны или как пример, намерения придерживаться каких-либо условий по отношению к другой стороне. Грамотно написанное гарантийное письмо – залог Вашей уверенности в его исполнении.

Письмо-гарантия – что же это?

Гарантийное письмо об оплате (образец) — это в первую очередь документ, содержащий в себе гарантию реализации взятых на себя обязанностей одной стороной по отношению к другой. Такими обязательствами могут быть оказание каких-либо услуг, выполнение разного вида работ, оплата долга и так далее.

Самым распространённым видом гарантийного письма есть гарантийное письмо на оплату задолженности.

Кстати, полезно узнать, как можно проверить компанию по ИНН?

Правильно составленный документ – гарантия его выполнения

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

  • Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
  • Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
  • Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
  • Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
  • Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

В гарантийных письмах от имени юридического лица всегда должны быть нужные реквизиты и подпись руководителя.

Обязательные реквизиты для юридического лица:

  • Наименование организации и его реквизиты
  • Необходимые контактные данные
  • Суть обращения в письме
  • Дата подписания
  • Печать организации, а также подпись ответственного лица

Реквизиты для физических лиц:

  • ФИО
  • Паспортные данные и адрес проживания
  • Суть обращения в письме
  • Подпись

Оформление документа

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Так как законодательством нет четко предусмотренной формы для написания гарантийного письма на оплату задолженности, подтверждение выполнения услуг и работ, о приеме на работу и других видов этого письма – написать его довольно просто.

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

При написании гарантийного письма стоит учесть лишь то, что, если письмо составляется от имени юридического лица, оно должно составляться на бланке юридического лица и содержать необходимые реквизиты. От физического лица гарантийное письмо может быть написанное в произвольной письменной форме.

Образцы написания документов-гарантий

Гарантийное письмо об оплате задолженности (документ оформляется обязательно на бланке организации, должен быть подписан главным бухгалтером, а также руководителем, должна быть проставлена фирменная печать).

Гарантийное письмо о выполнении работ (составляется аналогично, но гарантии предоставляются на выполнение определенного вида работ в определенный срок)

Такой документ, как гарантийное письмо можно использовать не только для урегулирования взаимоотношений между юридическими лицами, его можно использовать и во взаимоотношениях физических лиц.

Дополнительно рекомендуется прочитать информацию о том, как составить письмо о возврате товара, а также как правильно написать претензию?

Инфографика «Гарантийное письмо»

Видео-инструкция «Гарантийное письмо»

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    Анонимно Профессионально

Здравствуйте! Мне нужно гарантийное обязательство на мебель. Мое ИП заключило договор
на изготовление и установку корпусной мебели согласно дизайна. Я все исполнил по договору, теперь заказчику нужно гарантийное обязательство на мебель, срок гарантии по договору 3 года. Можете ли вы отправить образец гарантийного обязательства на мебель на почту?

Здравствуйте. Гарантийное письмо используется сторонами вместо договора. Если у вас составлен договор и прописан срок гарантий, то дополнительно составлять гарантийное письмо нет необходимости. Тем не менее образец гарантийного письма о выполнении работ вы можете скачать на нашем сайте. Для его юридической силы необходимо использовать ваш бланк ИП и указать полные реквизиты.

Читайте также:  Городские очередники спб это

Добрый день. Подскажите пожалуйста как написать гарантийное письмо супруга для получения вида на жительство?

Добрый день! В письме указывается следующее: кому; ваши фамилия, имя и отчество; адрес; контактный телефон; Ф. И. О. вашего гостя; номер его паспорта, когда родился, название страны, гражданином коей он является. Учтите, что вы обязуетесь нести все расходы за своего гостя и готовы предоставить ему жилплощадь, медицинскую помощь и средства на выезд из страны.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, образец гарантийного письма «Об оплате сметы на крышу». Что необходимо указать в этом письме? Спасибо.

Здравствуйте! Образец гарантийного письма можно найти на нашем сайте. Нужно просто вставить свои данные. Обязательные пункты документа: данные обеих сторон, подпись, дата, суть требования, сроки исполнения обязательств и их объемы.

Здравствуйте! Как правильно составить гарантийное письмо об обязательстве уплаты процентов в установленный срок?

Добрый день! Само по себе гарантийное письмо — это документ подразумевающий выполнение определенных обязательств, указанных в нем.в вашем случае это обязательство уплатить долг. Оно должно содержать данные: реквизиты и данные обеих сторон; описание сути гарантий и размер задолженности (цифрами и прописью); дата выполнения обязательства; реквизиты документа по которому возникла задолженность; подпись и дата. В письме рекомендуется использовать формулировки: «гарантируем», «обязуемся выплатить», «своевременную оплату гарантируем» и т. п.

МНЕ НАДО ДОПОЛНЕНИЕ К ДОГОВОРУ ПО ПОВОДУ ГАРАНТИИ НА НАШУ ПРОДУКЦИЮ

Здравствуйте. Гарантийное письмо составляется по реализации прав, взятых на себя сторонами. В вашем случае составляется доп.соглашение к договору поставки, ГК РФ ст.506. Образец легко найти в интернете.

Что такое гарантийное письмо

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Как оформить

Утвержденный образец гарантированного письма об оплате за услуги или товары не предусмотрен действующим законодательством. Тем не менее, он является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Рассмотрим обязательные положения, которые в нем также должны быть:

  1. Дата и исходящий номер.
  2. Данные получателя денег (название компании или имя гражданина, адрес).
  3. Ф.И.О. представителя получателя (например, руководитель организации).
  4. Название документа (не обязательно).
  5. Основной текст, где гарантируется перечисление необходимой суммы в конкретный срок.
  6. Реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т. п.).
  7. Сведения об отправителе.
  8. Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Обычно бумагу оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

В основном тексте, помимо прочего, можно кратко указать причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

Для большей убедительности плательщик также может прописать размеры пени, которые будут ему начислять за каждый день просрочки.

Читайте также:  Сумма кошелька недоступна столото

Пример гарантийного письма об оплате

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна быть однозначной для понимания (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры.

Наконец, желательно получить от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

Статьи по теме

Правильно составленное гарантийное письмо позволит компании избежать неприятностей при задержке оплаты контрагенту или претензий со стороны партнера при несвоевременном выполнений каких-либо работ. Рассказываем подробно о видах этого документа и правилах его оформления.

Когда используют гарантийные письма

Гарантийное письмо — это официальный документ, который направляют контрагенту для подтверждения обязательств выполнения каких-либо действий.

Письмо не относится к нормативным актам, поэтому его автор, по большому счету, может не выполнить те условия и обещания, которые он декларирует в документе. Обладатель письма не имеет никаких юридических преференций. Однако суд вправе рассматривать письмо в качестве доказательств, если посчитает это необходимым.

Может показаться, что это какая-то бессмысленная бумага. И все же гарантийные письма составляют довольно часто. Они служат для информирования клиента об изменении сроков, обязательстве выполнить работы, подтвердить намерения или возможности, успокоить партнера, подтвердить репутацию. А еще получение гарантийного письма продлевает исковую давность по невыполненным обязательствам.

Пример. Компания А не получила оплату по договору. Подходит срок исковой давности по этому контракту, который в России составляет 3 года. Вариантов у кредитора два: списать дебиторскую задолженность или обратиться в суд. Может сложиться такая ситуация, когда не подходит ни один из них. С помощью гарантийного письма можно прибегнуть к третьей возможности: если в этот момент должник подпишет такой документ, с его даты начинается новый 3-х летний срок исковой давности.

Гарантийное письмо об оплате задолженности

Один из самых распространенных видов этого документа — письменное обязательство оплатить задолженность к определенному сроку.

Тут нужно учесть, что гарантийное письмо об оплате не снимает с его автора обязательств и санкций в связи с теми договорными условиями, по поводу которого составлено.

Пример: Компания А должна оплатить компании Б поставленный товар в срок до 25 июля 2019 года, но по каким-то обстоятельствам не может этого сделать. Чтобы предотвратить юридические разбирательства, успокоить поставщика или получить от него очередной товар, компания А готовит письмо, в котором обязуется погасить задолженность до 25 августа 2019 года, т.е. с месячной просрочкой. Компания Б принимает это во внимание, не обращается в суд или к коллекторам, возможно даже отгружает новую партию, но пени и штрафы за просрочку оплаты выставляет в соответствии с имеющимся между партнерами договором.

Из приведенного примера видно, что компания А, письменно изложив свою ситуацию и сообщив о месячной просрочке, достигла нескольких целей:

  1. Проинформировала партнера о том, что у нее сложились некоторые сложности с наличием денег, но они временные и решаемые — это не закрытие компании, не банкротство и не обман. Тем самым компания избежала обращения в суд и предъявления исков.
  2. Проявила себя в качестве ответственного контрагента — т.е. не исчезла на время просрочки, а известила заранее компанию Б, чтобы та смогла перераспределить свои финансовые потоки и выйти из ситуации с меньшими потерями. Тем самым компания А сохранила партнерские отношения.
  3. Получила возможность временного изменения условий контракта (т.е. отсрочку, не предусмотренную в договоре) без его аннулирования, претензий и нервотрепки на время задержки в оплате.
  4. Возможно, получила очередную поставку без оплаты предыдущей. Это не обязательное следствие написания гарантийного письма, но вполне вероятное: если бы гарантия не была предоставлена, очередной поставки точно бы не было.

Важно! Если вы разрешаете контрагенту оплатить товар или услугу с опозданием, но хотите впоследствии получить пени за просрочку в соответствии с договором, нужно письменно известить контрагента о том, что вы согласны с отсрочкой, но в остальном условия контракта, в том числе о санкциях, остаются неизменными.

Гарантийное письмо — правила составления

Закон не регламентирует вид и состав документа, поэтому его оформляют в произвольной форме. Для организации используют фирменный бланк компании. Обязательно наличие всех реквизитов: наименование, адрес, телефон, платежные данные, ИНН/КПП. Важна дата составления и исходящий номер документа. Письмо, как и любая официальная бумага, должно быть зарегистрировано в реестре документов компании. Составить гарантийное письмо не сложно, но если вы сомневаетесь в собственных силах, обратитесь к специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они ответят на любые вопросы, связанные с документальным сопровождением сделки, помогут навести порядок в бухгалтерии и вовремя рассчитаться по налогам. Это удобный и выгодный способ, позволяющий вам сэкономить время — и одновременно получить поддержку настоящих профессионалов.

Читайте также:  Общедомовые счетчики тепла в многоквартирном доме

После оформления реквизитов в тексте подробно указывают свои обязательства, дату или период их выполнения и любые другие нюансы, которые уточняют или разъясняют суть гарантий. К примеру, если сторона предоставляет в аренду помещение, следует указывать права собственности гаранта на эти площади и сроки действия этих прав. В письме о выполнении работ уточняют их характер, виды, адрес, сроки разных этапов, соответствие работ стандартам и право организации выполнять их, например, лицензии.

Подписывает такой документ директор компании. Если обязательство касается финансовых вопросов, вместе с директором подпись ставит главный бухгалтер, штатный или на аутсорсе. Подписи скрепляют печатью, если она есть у организации.

Какие ещё бывают виды гарантийных писем

Гарантию можно написать по любому поводу, по которому требуется подтверждение обязательств. Одно из видов документа — легитимация контракта, подписанного неуполномоченным лицом.

Такое может случиться в результате ошибки или умышленных действий. Ситуацию можно исправить простым письмом о выполнении обязательств, особенно, когда переподписание затруднено или по нелегитимному договору уже выполнены какие-то действия. В этом случае в письме указывают все детали неверного контракта, уточняют наиболее спорные позиции и указывают, что такие-то пункты существующего договора будут исполнены в указанные или измененные сроки.

Теоретически письмом можно изменить любой пункт контракта. Важно помнить, что такой способ довольно легко оспорить, так как закон требует любых изменений документов тем же способом, которыми они были составлены. Кроме того, в самом договоре могут быть указаны способы, которыми в него можно вносить правки. Если там нет пункта о гарантийном письме, изменить документ с помощью письма нельзя.

Можно писать гарантийные письма на поставку товара, о предоставлении места работы, об обязательстве сдать в аренду помещение, о сроках выполнения работ или услуг и вообще о самом факте их выполнения.

Гарантийное письмо передают из рук в руки, получив при этом расписку (уведомление) о вручении или подпись на втором экземпляре. При почтовой или курьерской доставке также оформляют уведомление, которое подписывает получатель.

Важно отправить гарантийное письмо почтой на юридический адрес компании-получателя. В противном случае получатель может проигнорировать его и доказать отправку не удастся, даже если он подпишет уведомление о получении по адресу, не принадлежащему компании, например по месту проживания. Если отправляете документ по электронной почте, просите получателя обратным ответом подтвердить факт того, что послание дошло до адресата.

Если уверенности в контрагенте нет, используйте другие методы собственной страховки от невыполнения партнером обязательств, например аккредитив, поручительство или залог.

Ссылка на основную публикацию
Счет фактура что это простыми
Законодатели устанавливают определенные правила для хозяйствующих субъектов, в том числе в сфере налогообложения. С учетом того, насколько важен счет-фактура в...
Стоит ли читать майн кампф
статьи авторов о национальной политике РФ В соответствии с федеральным законом от 25 июля 2002 года «О противодействии экстремистской деятельности»...
Столото потерял код выигрыша
ОБЩИЕ ВОПРОСЫ САЙТ «СТОЛОТО» ЛОТЕРЕИ БИЛЕТЫ ВЫИГРЫШИ РАБОТА ЛОТЕРЕЙНОГО ЦЕНТРА ДРУГИЕ ВОПРОСЫ ГЛОССАРИЙ ОБЩИЕ ВОПРОСЫ Как купить билет? Выберите способ...
Счетная ошибка бухгалтера по зарплате
Как быть, если при расчете заработной платы была допущена ошибка? Особенно остро вопрос стоит, если переплатили зарплату. Что делать? Как...
Adblock detector