Шапка письма как правильно называется

Шапка письма как правильно называется

You are here

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно "встречают по одежке". Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

  • название организации;
  • физический адрес организации;
  • телефон и факс;
  • web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» — «Вставить автотекст» — «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.

О в -шапку документа Пол, Размер одежды, Размер обуви, Цех, Участок, Размер головы, Должность [c.294]

О шапка документа содержит три абзаца. Выполнить команду меню Фор -мат Табуляция, установить табуляторы 8 см вправо, с заполнителем 10 см влево для первых двух абзацев, 10 см влево для третьего абзаца. [c.295]

В шапке документа желательно указать связи между графами (столбцами). Например, графа формы 21 содержит запись (рис. 1.1) потребность на производственно-эксплуатационные нужды и строительство , далее сообщается о связи между разными графами, гр. 3=гр. 4 + гр. 5 + гр. 6 + гр. 7, т. е. графа 3 равняется сумме граф 4-й, 5-й, 6-й и 7-й. Это удобно при составлении программ логического контроля во время ввода информации в машину. [c.23]

Читайте также:  Кабинет лазерной эпиляции бизнес план

Шапка документа 88 Шифр 55 [c.174]

Четвертый модуль предназначен для выдачи на печать выходного документа. При реализации этого модуля сначала на печать выводится шапка документа. Затем для каждой функциональной подсистемы формируются и выводятся на печать шифр и название каждой функциональной подсистемы. После чего формируется и печатается строка для каждой функциональной задачи. Одновременно накапливаются сумма капитальных вложений, сумма предпроизводственных затрат, сумма трудовых затрат, сумма затрат машинного времени по каждой подсистеме в целом. Кроме того, здесь же производятся расчет и засылка в строку печати таких показателей по подсистеме в целом, как коэффициенты экономической эффективности капитальных вложений, предпроизводственных затрат, трудовых затрат, использования машинного времени. После выдачи на печать итоговой строки по подсистеме в целом накапливаются сумма капитальных вложений, сумма предпроизводственных затрат, суммарная потребность в вычислительных ресурсах для АСУ в целом. [c.203]

Альбом каталога документов является справочным пособием пользователю по номенклатуре и структуре задействованной документации и содержит по каждому документу следующую информацию код и наименование документа шапку документа описание уровней вложенности информации (т. е. группировка компонентов внутри каждого документа) список пользователей, отвечающих за достоверность входной информации и имеющих доступ к выходной. [c.142]

В общем случае один первичный документ бухгалтерского учета содержит несколько бухгалтерских проводок, причем часть идентификационных признаков — общие для всех проводок (реквизиты шапки документа), а часть идентификационных признаков является специфическими для каждой проводки (корреспонденция учетных позиций). [c.85]

Такой метод кодирования весьма удобен. Действительно, если один документ имеет несколько проводок, то необязательно для каждой проводки указывать ее корреспонденцию учётных поз-и-ций. Достаточно в шапке документа один раз записать некоторую условную корреспонденцию учетных позиций, а перед каждой суммой записать код хозяйственной операции. [c.87]

Нулевой код не изменяет корреспонденцию учетных позиций, заданных в шапке , и поэтому при его применении корреспонденция учетных позиций в шапке документа должна обязательно, указываться полностью. [c.87]

Номер субсчета по кредиту 1 С шапки документа [c.88]

Для документа разрабатывается форма ввода и редактирования данных, макеты печати в виде таблиц. Форма документа состоит из шапки и таблицы . В шапке располагаются реквизиты, которые вводятся в документ однократно и являются общими для реквизитов таблицы документа. Таблица документа содержит строки одинакового состава реквизитов. Для отдельных реквизитов документа задаются свойства тип значений, источник формирования (ввод вручную, выбор из справочника). На рис. 3.2 приведена форма макета документа Приходная накладная . [c.119]

В зависимости от выбранных счетов проводки и связанных с ними субконто, а также обязательных реквизитов количество и сумма формируется набор реквизитов документа для распределения между шапкой и табличной частью документа. [c.132]

Рис. 4.29. Шапка табличного документа Расчет налога с продаж

Для удобства восприятия текст делового письма разбивается на блоки. Блок — это группа строк, объединенная общим содержанием. Заголовок или шапка письма размещается в верхней части листа. Многие фирмы используют типовые бланки с заголовком, нанесенным типографским способом. Элементами заголовка являются фирменный знак, наименование фирмы, почтовый адрес, номера средств связи. Для оформления заголовка используют нестандартный шрифт. Дата указывается отдельной строкой в правой или левой верхней части страницы. Уведомление о конфиденциальности (для служебного пользования, персональное, секретно) при необходимости указывается специальным термином в правой верхней части страницы. Обращение в письме играет роль приветствия. Его форма зависит от официального статуса адресата. Предметная строка служебного письма дает краткое и точное название документа. Основной текст разбивается на текстовые блоки, отделяемые строчными пробелами. В заключении используют типовые формулировки, отражающие доброжелательное отношение к адресату. [c.447]

Подлежащее отчета. Оно определяется содержанием раздела Шапка , задает наименование конкретных строк отчета и должно включать идентификаторы (коды шаблонов) реквизитов строк выходного документа. [c.99]

Описание шапки аналитической таблицы. На выводе преобразователя Па (см. рис. 8.8) для каждой -й задачи будет сформирован документ Dw Бланк описания шапки аналитической таблицы (рис. 8.16). При заполнении данного бланка нужно учитывать, что на одной перфокарте не умещается описание всей строки каретки печатающего устройства (128 символов), поэтому одна строка бланка соответствует 64 символам строки печатаю- [c.143]

Печатной документ, кроме заголовка и шапки, может содержать некоторые алфавитно-цифровые параметры, Например, при печати фондовых извещений после [c.89]

При выдаче на печать одного и того же документа для разных фондодержателей или по разным видам оборудования остаются неизменными заголовок, шапка и наименование строки, а алфавитно-цифровые параметры изменяются. [c.90]

Некоторые замечания по словарю и обозначениям в блок-схеме. Под словарем почти во всех вычислительных центрах понимают совокупность всех наименований (номенклатуры обрабатываемых объектов) и алфавитно-цифровых обозначений (заголовки, шапки, параметры и т. д.), используемых при печати выходных документов. [c.90]

Читайте также:  Подсудность по кредитному договору с физическим лицом

Файлы справочника и фонда каталога документов представляют собой отображение в памяти ЭВМ информации альбома каталога документов аналитической подсистемы. Основная их функция — это обеспечение процесса формирования и вывода выходных документов аналитической подсистемы. Они содержат как закодированные шапки аналитических таблиц, так и служебную информацию о порядке формирования самих таблиц. [c.134]

Чтобы обеспечить жизненность банка форм и придать ему элементы гибкости, необходимо придерживаться определенных правил при его корректировке. В конструкции любой формы следует выделить содержательную часть и реквизиты — шапку таблицы, код формы и др. Содержательная часть табличного документа включает экономические показатели (подлежащее таблицы) и цифры, поставленные в соответствие показателям (сказуемое таблицы). Изменения в методологии планирования сказываются на составе показателей — содержательной части формы, используемой для разработки того или иного раздела плана. Количественные оценки экономических показателей, содержащихся в сказуемом форм, в основном ежегодно обновляются, за исключением долговременных нормативов. [c.52]

Если корреспонденцию учетных позиций указывать для каждой проводки, то это потребует существенных дополнительных затрат на кодирование первичных документов. В то же время часть идеи- тификационных признаков в корреспонденциях учетных позиций разных проводок на одном документе повторяется (например, коды подразделений, выделенных на внутренний хозрасчет). Поэтому рационально в шапке документа указать некоторую условную корреспонденцию учетных позиций, а для каждой проводки указать правило преобразования этой условной корреспонденции учетных позиций в необходимую. Именно с этой целью и введен реквизит код хозяйственной операции , который указывает правило преобразования корреспонденции учетных позиций, заданных в шапке документа, в корреспонденцию учетных позиций той проводки, перед которой этот код записан. [c.87]

На икладкс Требование будет создан макет печатной формы на вкладке Модуль будет создана процедура печати с аналогичным именем. Секция Шапка выводится на печатную страницу один раз, секция Строка выводится для каждой строки документа, секция Подвал выводится один раз в конце печатного документа. [c.134]

Создать шапку таблицы документа Расчет налога с продаж (рис. 4.29). Сохранить шапку таблицы как элемент автотекста с именем Налог С Продаж. [c.281]

Если документ состоит из нескольких листов для склейки по ширине, каждому из этих листов соответствует часть заголовка и часть шапки. Эти части будем называть соответственно подзаголовком и подшапкой. При склеивании листов должны получиться полные тексты заголовка и шапки. Используя приведенные определения, можно сформулировать следующее требование к программе. [c.88]

Напечатайте черновик документа, нажимая клавишу Enter (Ввод) для перехода на следующую строку (например, на новую строку в шапке или новый абзац в основном тексте). [c.200]

Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

  • Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
  • Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
  • В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
  • В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
  • Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
  • Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

  • Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
  • Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
  • Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

  • Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
  • Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
  • В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

Образцы деловых писем

Образцы благодарственных писем:

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

Читайте также:  Найдена трудовая книжка на имя

Образцы гарантийных писем:

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Оферта. Образцы писем-предложений

Оферта (договор оферты) — это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме — это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

Письмо-соболезнование — это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

Ссылка на основную публикацию
Что нужно для открытия управляющей компании
Итак, вы решили начать собственный бизнес, да не где-нибудь, а в сфере ЖКХ. Открыть управляющую компанию? А почему бы и...
Что входит в сгоз по 44 фз
Совокупный годовой объем закупок по Закону N 44-ФЗ Совокупный годовой объем закупок, осуществляемых в соответствии с Законом N 44-ФЗ (далее...
Что входит в страховой стаж для пенсии
Что такое страховой стаж - понятие в соответствии с пенсионным законом. Страховой стаж – это учитываемая при определении права на...
Что нужно для оформления машины в гаи
Многие люди интересуются вопросом: как происходит сейчас оформление автомобиля в ГИБДД по новым правилам? Вопрос актуальный, так как машины сегодня...
Adblock detector