Номенклатура дел в библиотеке образец

Номенклатура дел в библиотеке образец

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Зачем нужна номенклатура дел

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2019 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

  • классификация и учет;
  • облегчение поиска необходимых бумаг;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2019 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.

Номенклатура дел бывает трех видов:

  • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
  • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Читайте также:  Плюсы и минусы хозяйственного товарищества

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

  • документы о создании организации (положение, устав);
  • документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
  • штатное расписание;
  • номенклатуру дел предыдущих лет;
  • регистрационную форму организации;
  • типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  • разрабатывается подразделением организации;
  • подписывается начальником подразделения;
  • утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

  1. Индекс.
  2. Наименование.
  3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
  5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2019 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

  • к структуре образовательной программы;
  • условиям реализации;
  • результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

  • 01 — структуры образовательных программ;
  • 02 — ход реализации образовательных программ;
  • 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

  • 01-01/. начинаем с единицы и до конца года;
  • 01-02/. ;
  • 01-03/.
Читайте также:  Дневник производственной практики повара образец заполнения

Номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Образец номенклатуры дел на 2019 год

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  • временному до 10 лет;
  • временному от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

  • основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

  • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  • второй применяют в работе;
  • третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
  • четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
  • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Читайте также:  Начисление заработной платы в камине пошагово

«Номенклатура дел

школьных библиотек»

Номенклатура (перечень) дел школьной библиотеки составляется в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, с указанием сроков хранения», согласованного Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 01.01.2001 г. (приказ Министерства культуры Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000).

При разработке номенклатуры дел школьной библиотеки учитываются самые основные документы, без которых невозможно осуществлять работу, и менее важные, но также необходимые в работе. Все зависит от количества классов, учащихся, штата библиотеки. При формировании номенклатуры, необходимо каждому делу присваивать индекс (05-01, 05-02 и т. д.).

Ниже приведены примеры номенклатуры дел школьных библиотек.

Примерная номенклатура дел библиотеки

«Положение о школьной библиотеке» — на основе «Примерного Положения о библиотеке» от 2004 г. и правила пользования библиотекой утверждённое руководителем ОУ. Паспорт библиотеки. «Библиотечная статистика для школьных библиотек» (принята методическим объединением школьных библиотекарей от 01.01.2001). «Инструкция по охране труда по работе на копировально-множетельных аппаратах ИОТ — 0». «Типовые правила использования сети Интернет в общеобразовательном учреждении» Годовой план и планы работы на месяц. Основные цифровые показатели работы школьной библиотеки (формы отчёта). Анализ работы библиотеки за предыдущие года. Функциональные должностные инструкции заведующей библиотекой и библиотекаря. График работы и режим работы библиотеки. Огнетушитель.

По основному фонду:

По учебному фонду:

Книга суммарного учёта учебного фонда. Копии накладных Папка учета поступивших учебников. Картотека учебников. Журнал учета карточек на учебники. Папка движения учебного фонда (списание, передача и. т.д.) Копии бланков заказа на учебники. Тетрадь замены учебников. Журнал-тетрадь выдачи учебников по классам. Диагностическая карта уровня обеспеченности учебниками по классам, параллелям, и по областям знаний – предоставить в годовом отчёте библиотеки. Для отчёта на уровне школы желательно отобразить всё в диаграммно-цифровых показателях) – по требованию администрации, предоставить для отчётов на планёрках, родительских конференциях и. т.д.

Диагностическая карта уровня обеспеченности учебной литературой

по параллелям (по аналогии по областям знаний):

Кол-во уч-ся в классе

% обеспеченности учебниками категория — инвалиды

Методические материалы в помощь коллегам

Уроки словесности в библиотеке
Опубликовано 02.10.2019
Доклад Т. А. Поповой на форуме публичных библиотек "Библиокараван-2019", Чебоксары.

Библиотека — пожилым
Опубликовано 13.09.2019
Методическая консультация

Технология продуктивного чтения
Опубликовано 24.06.2019
консультация

Интернет-ресурсы по патриотическому воспитанию
Опубликовано 01.04.2019
Презентация

Патриотическое воспитание в библиотеке: общие вопросы
Опубликовано 01.04.2019

Организация патриотического воспитания в библиотеке
Опубликовано 29.03.2019
Рекомендательный список статей из профессиональных изданий за 2014-2019 гг.

Театр в главной роли
Опубликовано 12.03.2019
Рекомендательный список литературы из фондов МЦБ, электронной библиотеки ЛитРес и Президентской библиотеки им. Б. Н. Ельцина

Это совсем не скучно
Опубликовано 22.02.2019
Библиографический список по организации книжных выставок в библиотеке

Книжная выставка: виды и формы, порядок разработки и оформления
Опубликовано 22.02.2019
Методическая консультация

Пиши, сокращай: несколько секретов хорошего текста
Опубликовано 22.02.2019
памятка

Ссылка на основную публикацию
Нетрудоустройство слитно или раздельно
Трудоустроенный ⇒ Гласные буквы в слове: тр у д о у стр о е нн ы й гласные выделены красным...
Не приемный день или неприемный как правильно
В сло­во­со­че­та­нии «непри­ём­ный день» при­ла­га­тель­ное пишет­ся слит­но с при­став­кой не- в кон­тек­сте, содер­жа­щем утвер­жде­ние. Слово «не при­ём­ный» напи­шем раз­дель­но при...
Необлагаемый минимум в днр
В целях регулирования общественных отношений в вопросах защиты прав потребителей и обеспечения государственной политики в сфере государственной статистики на территории...
Номенклатура дел в библиотеке образец
Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок...
Adblock detector